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Figure necessarie:

Conservatore del Registro Storico;

Coordinatore Commissione Tecnica;

Commissario di Segreteria;

Commissari Tecnici di zona;

Segreteria.

Fornitura delle schede per richiesta di omologazione ai richiedenti

I moduli per la richiesta di omologazione sono disponibili sul sito, la Segreteria invita i Soci a scaricare direttamente i moduli, rendendosi comunque disponibile ad inviarli tramite posta ordinaria a chi fosse in difficoltà con l’utilizzo del computer.

I Soci dei Club di Modello li richiederanno alla Segreteria del loro Club.

N.B. L’omologazione deve essere richiesta quando si ritiene la vettura idonea all’omologazione stessa e non, ad esempio, quando la vettura è ancora in fase di restauro.

Arrivo scheda di richiesta di omologazione (compilata) in Segreteria.

La scheda è controllata dal Commissario di Segreteria che, verificata la congruità e la correttezza della compilazione, ha le seguenti possibilità:

La scheda non è correttamente compilata (2 scelte):

-avvisa immediatamente per telefono o con e-mail l’interessato, in modo da ottenere il dato mancante o inesatto via mail (che il Commissario inserirà in scheda; la mail che il socio avrà inviato contenente i dati mancanti farà fede e non darà alcuna sorta di responsabilità al Commissario/Club che li inserisce in scheda). In caso di foto non chiare, ugualmente si comunicherà la richiesta telefonicamente o via mail per ottenerne altre;

in caso di errori o mancanze sostanziali, rinvierà al Socio la scheda stessa per le correzioni necessarie (comunicandoglielo anche via mail, se disponibile, oppure telefonicamente).

La scheda è correttamente compilata:

– ​​la Segreteria comunica al Socio che la sua pratica è ritenuta completa ed idonea ad essere seguita, quindi richiede il pagamento del dovuto entro 15 gg. per l’attivazione ufficiale della procedura di omologazione.

Al ricevimento del pagamento la pratica viene protocollata ed inizia ufficialmente l’iter di omologazione.

Il Commissario di Segreteria invia la pratica al Commissario Tecnico di zona, secondo l’elenco predisposto. Il Commissario Tecnico di zona prende contatto con il Socio entro 10 gg. ed entro 30 gg. valuta la vettura, compila la relazione, firma la pratica e la invia in Segreteria. La vettura dovrà essere portata dal Socio richiedente in un luogo scelto dal Commissario; in caso di richiesta differente, costi e modalità saranno quelli tabellati.

In questo caso la Segreteria provvederà a ricordare gli extra-costi al Socio, riceverne accettazione, comunicare conferma al Commissario Tecnico per il proseguimento dell’iter, recuperare i costi dal Socio e darne comunicazione al Tesoriere per permettere il rimborso al Commissario Tecnico.

A seguito della visita della vettura possono esserci i seguenti esiti:

-La vettura è idonea all’omologazione:

l’iter prosegue normalmente

-La vettura non è idonea all’omologazione (2 possibilità):

Il Socio si impegna a risolvere i problemi che ostano all’omologazione entro un massimo di 180 gg: la pratica resta sospesa per 180 gg. e poi riprende l’iter normale;

Il Socio non intende o non può rendere omologabile la vettura entro 180 gg. e quindi rinuncia a questa omologazione, accettando di dover ricominciare l’iter completo in caso di ulteriore richiesta di omologazione del veicolo

Il Commissario Tecnico compila una relazione e firma la pratica, inviandola in Segreteria, evidenziando se la vettura è considerata omologabile o, in caso contrario, se la pratica è da considerarsi sospesa per 180 gg. o se è da chiudere con mancata omologazione.

La Segreteria invia l’originale delle pratiche delle vetture omologabili al Conservatore del Registro, trattenendone una copia. Il Conservatore, ricevute le pratiche, le controlla, le controfirma e le rispedisce in Segreteria.

Ricevuta la pratica firmata, la Segreteria invia i dati ed i documenti a chi di dovere per la realizzazione dei libretti e delle targhe, in caso di vettura omologata.

Contestualmente fornisce la pratica al Commissario di Segreteria che invia al richiedente una certificazione provvisoria su carta semplice, dove comunica l’esito della procedura, in attesa dei documenti ufficiali.

In caso di chiusura pratica per mancata omologazione, invierà al socio comunicazione ufficiale riportando la chiusura pratica e la motivazione.

N.B. tutte le pratiche inviate in Segreteria dovranno portare, sulla busta o nell’oggetto in caso di mail, la dicitura “All’att.ne del CTS” (Commissario Tecnico di Segreteria).

Operatività concernente i punti precedenti:

Dal momento in cui la pratica viene protocollata, dovrà essere tenuta traccia di tutti i passaggi e di dove la pratica si trovi in ogni momento, in una tabella elettronica gestita dal Commissario di Segreteria e consultabile tanto dalla Segreteria quanto dal Conservatore del Registro, dal Coordinatore della Commissione Tecnica e dai Commissari Tecnici di zona che vi indicheranno anche le date di telefonate/appuntamenti presi con il Socio interessato, in modo che il Coordinatore abbia sempre la situazione sotto controllo e si possa attivare qualora riscontri dei ritardi.

Nel protocollare la pratica bisognerà indicare sul modulo informatico, appositamente predisposto, anche i dati principali della vettura oggetto della pratica stessa, oltre ai riferimenti del Socio richiedente.

Si dovranno predisporre buste preaffrancate e preindirizzate per agevolare i Commissari Tecnici di zona per l’invio delle pratiche alla Segreteria.

In ogni comunicazione si dovrà indicare il numero di protocollo della pratica, per agevolare il lavoro di chi la riceve.

Qualora il Commissario Tecnico di zona abbia dei problemi nel gestire e processare una pratica, dovrà prontamente comunicarlo al Commissario di Segreteria.

Ogni ulteriore criticità sarà gestita di volta in volta in accordo tra il Coordinatore della Commissione Tecnica, il Conservatore del Registro, il Commissario di Segreteria, e la Segreteria stessa.

CONSIDERAZIONI

Il Coordinatore della Commissione Tecnica, coadiuvato dalla Segreteria, per quanto di competenza, sarà il controllore del processo. È lui che controllerà il ciclo, valutandone e verificandone il buon svolgimento e l’efficacia, intervenendo qualora riscontri dei ritardi (ad esempio con feed-back non arrivati), intervenendo direttamente su chi sta ingenerando i ritardi, richiedendo anche l’intervento del Presidente o del Consiglio Direttivo del Lancia Club, se necessario.

In ogni caso il Consiglio Direttivo dovrà essere periodicamente aggiornato sulle criticità riscontrate.

Saranno predisposte schede standard per ogni operazione, in modo da rendere uniformi, almeno a livello procedurale, tanto le relazioni dei vari Commissari Tecnici, quanto le comunicazioni ai Soci. Il Commissario Tecnico di zona, a fine pratica, oltre alla scheda di omologazione, invierà allegata anche tutta la corrispondenza (elettronica e/o cartacea) avuta con il Socio.

I moduli di richiesta di omologazione saranno rivisti, per rendere più agevole e comprensibile la compilazione da parte del richiedente, cercando di evitare anche la richiesta di dati tecnici troppo dettagliati, a volte di difficile reperibilità da parte del richiedente, per le vetture strettamente di serie.

Insieme ai moduli per la richiesta di omologazione il richiedente dovrà ricevere e firmare per accettazione, contestualmente all’invio dei moduli in Segreteria, la parte della procedura che riguarda i suoi impegni; con particolare attenzione ai punti riguardanti il portare la vettura in un luogo stabilito dal Commissario Tecnico ed alle conseguenze di un esito negativo della visita di verifica.

ATTIVITÀ OPERATIVE DIVISE PER FIGURA

Conservatore del Registro:

Riceve dalla Segreteria la pratica, completa di relazione di visita firmata, la verifica, prepara la bozza della certificazione, la controfirma e la re-invia in Segreteria;

Invia prontamente al Commissario di Segreteria ogni informazione utile, dipendente da sue azioni o responsabilità, per aggiornare la tabella apposita relativo allo stato delle pratiche del Coordinatore della Commissione Tecnica;

È il controllore del processo; controllerà il ciclo, valutandone e verificandone il buon svolgimento e l’efficacia, intervenendo qualora riscontri dei ritardi (ad esempio con feed-back non arrivati) direttamente su chi sta ingenerando i ritardi, richiedendo anche l’intervento del Presidente o del Consiglio Direttivo del Lancia Club, se necessario.

Commissario di Segreteria:

Controlla i moduli per richiesta di omologazione all’arrivo in Segreteria e ne valuta la completezza;

A seconda dell’esito della valutazione effettua una delle seguenti azioni:

Contatta il Socio per chiedere chiarimenti e completare i moduli;

Rispedisce i moduli al mittente per incompletezza o errori sostanziali;

Informa la Segreteria che i moduli sono completi e si può chiedere il pagamento al Socio.

Una volta ottenuta dalla Segreteria la pratica per cui è stato effettuato il pagamento e che è stata protocollata, la invia al Commissario Tecnico di zona (indicando sulla tabella a chi è stata affidata);

Compila la tabella predisposta dove si tiene traccia delle date delle varie fasi e di chi ha in lavorazione, in ogni momento, la pratica stessa, anche secondo le informazioni inviate puntualmente, anche tramite mail, dal Commissario di Segreteria, dai Commissari Tecnici o dal Conservatore del Registro, per le fasi di loro competenza;

Tiene traccia delle pratiche sospese e dopo 180 gg, se nulla è successo, contatta il Socio e valuta con lui se la pratica può essere chiusa con una ulteriore visita in tempi brevi (e la vettura è stata resa omologabile) oppure se la pratica va chiusa senza omologazione;

Invia al richiedente una certificazione provvisoria su carta semplice, in attesa dei documenti ufficiali;

In caso di chiusura pratica per mancata omologazione, invia al richiedente la comunicazione ufficiale, indicandone la motivazione;

Informerà periodicamente il Consiglio sulle criticità riscontrate.

Segreteria:

Fornisce ai richiedenti i moduli per le richieste di omologazione (o fornisce indicazioni per reperirli sul sito);

Richiede il pagamento per le pratiche ritenute idonee ad essere seguite;

Protocolla la pratica al ricevimento del pagamento;

Nel caso in cui il richiedente voglia che la vettura sia visionata in luogo differente da quello indicatogli dal Commissario Tecnico di zona, ricevuto il pagamento, comunica al Commissario Tecnico incaricato (e per conoscenza al Commissario di Segreteria) che può recarsi dal Socio per la visita della vettura e si premura di comunicare al Tesoriere l’importo per permettergli di effettuare il rimborso al Commissario Tecnico;

Si premura di fornire al Commissario di Segreteria le pratiche pervenute in Segreteria che devono da lui essere processate;

Invia i documenti ufficiali di omologazione al Socio;

Riceve la pratica firmata dal Conservatore del Registro ed invia i dati a chi di dovere per la realizzazione dei libretti e delle targhe;

Invia prontamente al Commissario di Segreteria ogni informazione utile, dipendente da sue azioni o responsabilità, per aggiornare la tabella apposita relativo allo stato delle pratiche.

Commissari Tecnici di zona:

Riceve dal Commissario di Segreteria le pratiche protocollate e contatta (entro 10 gg) il richiedente per concordare la verifica della vettura;

Entro 30 giorni valuta la vettura, compila la relazione, firma la pratica e la invia in Segreteria .In caso di valutazione negativa della vettura, informa il socio che ha 180 gg. per risolvere i problemi che ostano all’omologazione; in caso contrario il Socio rinuncia all’omologazione ed accetta di dover ricominciare l’iter completo in caso di ulteriore richiesta di omologazione del veicolo (facendo firmare al socio la scelta, sulla scheda di valutazione);

Se il Socio accetta di porre rimedio ai problemi, compila una relazione dove evidenzia i motivi della mancata omologazione, invia la pratica in Segreteria, evidenzia che resta sospesa per 180 gg. ed attende di essere contattato dal Socio stesso per riprendere l’iter di omologazione (nel momento in cui viene ricontattato dal Socio per procedere all’omologazione, informa il Commissario di Segreteria con mail che aggiorna la tabella);

Se il Socio rinuncia all’omologazione, compila una relazione dove evidenzia i motivi della mancata omologazione, invia la pratica in Segreteria ed evidenzia che la pratica deve essere chiusa senza l’omologazione del veicolo;

Invia prontamente al Commissario di Segreteria ogni informazione utile, dipendente da sue azioni o responsabilità, per aggiornare la tabella apposita relativo allo stato delle pratiche.

Socio richiedente:

Reperisce i moduli presso la Segreteria o sul Sito;

Compila i moduli e li invia in Segreteria;

Paga il dovuto entro 15 gg. dopo aver ricevuto informazione dalla Segreteria che i moduli sono completi e che la pratica è idonea ad essere seguita, inviando copia del pagamento in Segreteria;

Viene contattato dal Commissario Tecnico di zona;

Porta la vettura in un luogo scelto dal Commissario Tecnico; in caso di richiesta differente, costi e modalità saranno quelli tabellati;

In caso di esito positivo della visita del Commissario Tecnico, riceve entro 30 gg. una certificazione provvisoria su carta semplice;

In caso di esito negativo della visita, si impegna a risolvere i problemi che ostano all’omologazione entro 180 gg; in caso contrario rinuncia all’omologazione ed accetta di dover ricominciare l’iter completo, in caso di ulteriore richiesta di omologazione del veicolo (con sua dichiarazione firmata al commissario di zona durante la visita)  Riceve i documenti ufficiali relativi all’omologazione della sua vettura;

N.B. L’omologazione deve essere richiesta quando si ritiene la vettura idonea all’omologazione stessa e non, ad esempio, quando la vettura è ancora in fase di restauro.

N.B. Tutte le pratiche inviate in Segreteria dovranno portare, sulla busta o nell’oggetto in caso di mail, la dicitura “Att.ne del CTS”.

La “tabella di gestione” delle pratiche sarà aggiornata e compilata dal Commissario di Segreteria, con le informazioni ricevute dai vari partecipanti al processo, solo fintantoché non sarà messo in atto un sistema che permetta ad ognuno di aggiornare direttamente la tabella, esclusivamente per quanto di competenza, direttamente da remoto.

TUTTE LE FASI DELLA PROCEDURA, VANNO CERTIFICATE CON MAIL CHE, A FINE ITER, VERRANNO ARCHIVIATE CON LA PRATICA.

Eventuali variazioni o anomalie rispetto alla suddetta procedura, comunque sempre suscettibile di aggiornamenti ed affinamenti in corso d’opera, saranno valutate di volta in volta.

 

 

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